Hogyan ne bukjon el a tervezési automatizálási projekted
Nemrég részt vettem egy konferencián, ahol az Abylon Rapid Plannert is bemutatták. Most nem az előadások sikeréről szeretnék beszélni, bár valóban jól sikerültek, hanem egy történetről, ami különösen megragadt bennem. Az egyik ügyfelünk mesélte el, ők miért döntöttek a megoldásunk bevezetése mellett. Az ő nézőpontjuk szerintem mások számára is tanulságos lehet.
Fejlesztőként gyakran hajlamosak vagyunk azt hinni, pontosan tudjuk, miért választanak minket az ügyfelek. A valós motivációk azonban sokszor árnyaltabbak. Ez a történet számomra igazi felismerés volt, és arra ösztönzött, hogy megosszam a tanulságait.
Röviden a lényeg: egy nagy, nemzetközi szoftvervállalat korábban már megpróbált bevezetni egy tervezési rendszert egy másik szolgáltatótól. A projekt kudarcba fulladt. Nem technikai okokból, hanem azért, mert a végfelhasználók nem tudtak alkalmazkodni az új rendszerhez.
Erre mondhatnánk, hogy mindenki a saját megoldását tartja a legjobbnak. Ez részben igaz is. Engem azonban az a kérdés kezdett foglalkoztatni, hogyan fordulhat elő, hogy egy olyan cég, amely maga is szoftvereket fejleszt, és pontosan tudja, mit jelent a felhasználókat új rendszerekhez szoktatni, mégsem tudja a saját munkatársait rávenni egy már bevezetett rendszer használatára.
Miért mondaná ki egy pénzügyi vezető, hogy a korábbi szoftverbevezetés kidobott pénz volt, ráadásul nagy eséllyel egy olyan projekt, amelyet ő maga indított el, majd rögtön elindítana egy újabbat egy másik tervezési megoldással?
A válasz egyszerű, mégis alapvető: felhasználói elfogadás.
Miért ennyire meghatározó a felhasználói elfogadás?
Ha maguk is szoftvercégek, mi különböztet meg egy tervezési rendszert a másiktól ebből a szempontból? A tervezés a legtöbb szervezetben nem napi feladat. Jellemzően negyedévente, félévente vagy évente kerül rá sor, a legnagyobb vállalatoknál esetleg havonta, de szinte soha nem napi szinten. Ez azt jelenti, hogy a felhasználóknak nincs idejük és lehetőségük mélyen beleásni magukat egy új felhasználói felület működésébe.
Minden új tervezési ciklus elején újra fel kell idézniük, mit hol találnak a rendszerben. Ha a felület nem egyértelmű és magától értetődő, ez az újratanulás komoly akadállyá válik.
Ki az, aki már próbált kifejezetten „tervezésre fejlesztett” szoftvert használni, és az első néhány alkalommal szinte csak azzal küzdött, hogy hogyan kell helyesen adatot rögzíteni és menteni? Úgy, hogy közben ne írjon felül fontos adatokat, de az új számok mégis a megfelelő helyre kerüljenek.
Én voltam ilyen helyzetben, és egyáltalán nem volt kellemes élmény.
Milyen lehetőségek maradnak ilyenkor? Vissza lehet térni az Excelhez. A felhasználók örülnek, mert ismerős környezetben dolgozhatnak, viszont a kontrollerekre hárul minden teher: nekik kell manuálisan ellenőrizni, összegyűjteni, összesíteni és szétküldeni az adatokat.
A másik út, hogy ragaszkodunk az új felülethez, és elvárjuk, hogy mindenki alkalmazkodjon. Ennek általában kétféle következménye van.
Az egyik, hogy folyamatos támogatást kell biztosítani, gyakorlatilag állandó készenlétben, hogy segítsünk a felhasználóknak eligazodni az új rendszerben.
A másik, hogy magukra hagyjuk őket. Ilyenkor a kontrollerek utólag kézzel javítják a hiányos vagy hibás adatokat, és könnyen előfordul, hogy a gyakorlatban mégis visszatérnek az Excelhez, mert az mindkét oldal számára ismerős és biztonságos.
Érdemes belegondolni, mennyi pénz és energia vész kárba, amikor egy költségcsökkentésre szánt rendszer végül csak átterheli a munkát és a ráfordítást más területekre.
És abba is, mekkora bátorság kell ahhoz, hogy egy bevezetett projekt után valaki kimondja: ez nem működött. Biztos vagyok benne, hogy ez sokak számára rendkívül nehéz helyzet volt.
Miért más a mi megközelítésünk?
A megoldásunkban az Excel szolgál felhasználói felületként. Így ötvözzük az Excel jól ismert, megszokott környezetét egy dedikált tervezési rendszer stabil és összetett funkcionalitásával.
Ilyenkor természetesen felmerül néhány jogos kérdés:
- Módosíthatom az Excel fájlt a saját igényeim szerint?
- Hogyan akadályozzuk meg, hogy egy felhasználó átírja azt a sablont, amely az adatok megjelenítésére és mentésére szolgál?
- Van lehetőség a tervek jóváhagyására vagy elutasítására egy szabályozott folyamat mentén?
- Hogyan jutnak el az Excel fájlok vagy sablonok a felhasználókhoz?
- Hogyan biztosítjuk, hogy senki ne tudja a másik adatait módosítani?
Ezek teljesen jogos aggályok, és épp ezek megválaszolása a kulcsa annak, hogy a megoldásunk ne csak megfeleljen, hanem túl is szárnyalja a felhasználói elvárásokat, mindezt úgy, hogy közben a kontrollerek hatékonysága sem csorbul.
Más a témához kapcsolódó népszerű blogbejegyzések:
A bejegyzés szerzője:
Kreisz Zsolt - Korábban pénzügyi kontroller, jelenleg BI fejlesztő az Abylon Consultingnál. Linkedin-profil
