Modern szabályzatkezelés kialakítása energiaipari nagyvállalatnál

Ügyfél

Egy nagyvállalat a magyar energiaszektorban, amely kulcsszerepet játszik az ország villamosenergia-ellátásában, és szerteágazó, határon átnyúló tevékenységeket végez az ágazatban.

A MAVIR Magyarország villamosenergia-rendszerének átviteli rendszerirányítója, egyben a hazai energiaszektor egyik kulcsszereplője. Fő tevékenységei közé tartozik az áramátvitel, a rendszerirányítás, a kiegyenlítő szolgáltatások nyújtása, az átviteli tevékenységek és a határon átnyúló szállítások kezelése.

Feladat

Partnerünk az országos villamosenergia-hálózat üzemeltetőjeként kiemelten fontosnak tartja a szabályozási megfelelőséget és az átláthatóságot. Állami tulajdonú szervezetként a belső szabályzatok pontos nyilvántartása, elérhetősége és jóváhagyása jogi és működési szempontból is alapvető követelmény.

Azonban a szabályzatokat nem központi, egységes rendszerben kezelték, így az érintett munkatársak gyakran nehezen találták meg a számukra releváns és aktuális verziókat.

A véleményezések és jóváhagyások kizárólag e-mailes egyeztetéseken útján zajlottak, ami megnehezítette az együttműködést és nehezen volt visszakövethető – különösen több szereplő bevonásakor.

Ez nemcsak az átfutási időt növelte, hanem annak kockázatát is, hogy – akár üzletileg, akár országosan – kritikus jelentőségű szabályzatok nem jutnak el időben minden érintetthez. Mindez növelte a szervezeti kockázatokat, és indokolttá tette egy strukturáltabb, transzparens rendszer bevezetését.

Megoldás

Az első ütemben létrejött egy központi, kereshető SharePoint-alapú Szabályozástár, amely tartalmazza a korábbi és aktuálisan érvényes szabályzatokat. A felhasználók egy intuitív felületen érhetik el a dokumentumokat, kulcsszavak, témák vagy hatályosság alapján keresve.

A második ütemben a szabályzatok jóváhagyási és verziókezelési folyamatai a Docuflow platformra kerültek. A rendszer támogatja új szabályzatok létrehozását és jóváhagyását, meglévő módosítását, illetve hatályon kívül helyezését, és bárki kezdeményezhet benne szabályzati folyamatot. A dokumentumokat minden érintett terület véleményezheti és jóváhagyhatja, a folyamat során lehetőség van többkörös egyeztetésre és a változások pontos nyomon követésére. A végleges verzió vezetői jóváhagyással válik érvényessé.

A Docuflow egyszerű indítást, határidőkövetést és teljes átláthatóságot és elszámoltathatóság biztosít: minden lépés visszakereshető, így egyértelműen dokumentálható, ki mikor és mit hagyott jóvá. Az elfogadott szabályzatok ütemezetten kerülnek publikálásra a Szabályozástárban, és az új verzió automatikusan hatályon kívül helyezi az előzőt.

A bevezetés néhány hét alatt lezajlott, a megoldás pedig szolgáltatásként kapcsolódott az Infranet belső rendszereihez. A projekt sikerét mutatja, hogy partnerünk belső innovációs pályázatán díjazásban részesült.

Elért eredmények

A projekt eredményeként a partnerünk szabályzatkezelési folyamata átláthatóbbá, gyorsabbá és könnyebben nyomon követhetővé vált. A munkatársak egy központi, felhasználóbarát felületen férnek hozzá a szabályzatokhoz, miközben a jóváhagyási folyamatok strukturált, digitális formában zajlanak. A megoldás egyszerre támogatja a jogszabályi megfelelést, a belső kontrollt és a napi működés hatékonyságát.

Legfontosabb eredmények: