Gyorsabb, átláthatóbb és kontrolláltabb beszerzés
Mi hátráltatja a hatékony beszerzést?
Miért nem hatékony a beszerzés?
A vállalati beszerzések jelentős része még mindig manuális folyamatokra, e-mailekre és táblázatokra épül. A beszerzési igények elindítása, az ajánlatok bekérése, a dokumentumok jóváhagyása és a szerződéskötés gyakran külön rendszerekben, párhuzamosan zajlik – ami lassúvá, nehezen követhetővé és hibalehetőségekkel telivé teszi a folyamatot. Az eredmény:
- Átláthatatlan felelősségek, nem követhető státuszok
- Jogosulatlan vagy szabálytalan beszerzések
- Elhúzódó jóváhagyások, sok manuális lépés
- Széttagolt dokumentumkezelés, nehézkes együttműködés
- Megfelelőségi és auditálási kockázatok
- Adatsilók, duplikált vagy hibás rendelések
- Manuális folyamatokból adódó hibák
Digitalizált, strukturált beszerzési folyamatok
A Docuflow platform Beszerzés Modulja egy SharePoint-alapú, testreszabható megoldás, amely digitalizálja és automatizálja a vállalati beszerzési folyamatokat – az igénylés elindításától, a dokumentumok előkészítésén és ajánlatok értékelésén át egészen a jóváhagyásokig és szerződéskötésig.
A Docuflow beszerzés modul célja, hogy egységes, átlátható és auditálható keretet biztosítson a beszerzésekhez, miközben csökkenti a manuális munkát és felgyorsítja a döntéshozatalt.
- Automatizált beszerzési munkafolyamatok – gyorsabb átfutás, kevesebb hiba
- Valós idejű státuszkövetés és párhuzamos munkavégzés
- Szabályozott, compliance-barát jóváhagyási folyamatok
- Intuitív, felhasználóbarát felület, Microsoft 365-integráció
- SharePoint, SAP Ariba, Fluenta integráció
Modern, end-to-end beszerzési rendszer
A Docuflow beszerzési modulja nem egy újabb különálló rendszer, hanem egy integrált platform, amely lefedi a teljes folyamatot az igényléstől a szerződéskötésig és TIG-elésig.
A beszerzés, a szerződéskezelés és a kapcsolódó jóváhagyások egy rendszerben, egységes logika mentén működnek – ezáltal gyorsabb, átláthatóbb és auditálható folyamatokat biztosít.
Automatizálja beszerzési folyamatait
A Docuflow beszerzés modul előnyei
Átláthatóság és nyomon követhetőség
Minden lépés és döntés dokumentált, így könnyű visszakeresni, ki mikor és mit hagyott jóvá. Csökken az „elveszett” vagy késve feldolgozott megrendelések száma.
Szabályozottság és kontroll
A beszerzések egységes szabályok mentén zajlanak (pl. jóváhagyási limitek, költséghelyek szerinti engedélyezés), így minimalizálható a jogosulatlan vagy nem szabályos beszerzés („maverick buying”).
Hatékonyság és automatizáció
Csökken a manuális adminisztráció (pl. papíralapú jóváhagyások, e-mailezés), miközben az automatikus értesítések, határidők és helyettesítések gyorsítják a folyamatokat.
Integrált dokumentumkezelés
Minden beszerzési dokumentum (ajánlatkérés, ajánlat, értékelés, döntési jegyzőkönyv, szerződés stb.) egy helyen, strukturáltan és verziókövetetten tárolható. Könnyebb az együttműködés a jogi, pénzügyi és szakmai területek között.
Felhasználóbarát működés
Modern, intuitív kezelőfelület, amely gyors bevezetést és magas felhasználói elfogadottságot biztosít. A Microsoft Office-integráció révén a dokumentumok közvetlenül a rendszerből szerkeszthetők – akár több felhasználó által párhuzamosan is.
Teljes pénzügyi folyamat lefedése
A Docuflow képes támogatni a teljes folyamatot: Beszerzés tervezése → Beszerzés → Szerződéskötés → TIG-elés. Így biztosítható a pénzügyi integritás, az egységes adatkezelés és a pontos kontrolling.
Integráció pénzügyi és vállalati rendszerekkel
Könnyen integrálható ERP-, CRM-, számlakezelő-, szerződéskezelő- és más vállalati rendszerekkel – többek között a beszerzési folyamatokat támogató Fluenta rendszerrel.
Auditálhatóság és megfelelőség
A folyamat minden lépése nyomon követhető és visszakereshető, így a belső és külső auditok során könnyen bemutatható. Támogatja a jogszabályi megfelelést (pl. közbeszerzés, SOX, GDPR).
Adatvezérelt döntéshozatal
Beépített riportok és statisztikák segítik a stratégiai beszerzési döntéseket – például az átlagos jóváhagyási idők vagy a leggyakrabban használt beszállítók elemzésével.
Klasszikus beszerzés támogatás
- Igény munkafolyamat
Automatizálja és egyszerűsíti a jóváhagyási folyamatokat, csökkentve a hibákat és felgyorsítva a beszerzési döntéseket.
- Beszerzés előkészítés és kiértékelés
Strukturált módon kezeli a beszerzéseket, biztosítja az átlátható előkészítést, valamint szabványosítja az értékelést, ezáltal gyorsabb és pontosabb döntéshozatalt eredményez
- Szerződéskötés
Automatizálja a szerződéskészítést, nyomon követést és digitális aláírást, felgyorsítva a folyamatot és biztosítva a megfelelést.
- Szerződéstár
Központosítja, rendszerezi és könnyen kereshetővé teszi a szerződéseket.
- Riportolás
Közbeszerzés eljárás támogatás
- Közbeszerzés specifikus folyamattámogatás
A meglévő folyamatot kiegészíti közbeszerzés specifikus adatokkal, lépésekkel és folyamatokkal.
- Indikatív ajánlattétel
Beszerzés jóváhagyást megelőző folyamat.
- Központi jóváhagyás
Szintektől, témától függően (pl. DKÜ, DMÜ, minisztériumi) a kapcsolódó jóváhagyások kezelése.
- Szerződéskötés
Automatizálja a szerződéskészítést, nyomon követést és digitális aláírást, felgyorsítva a folyamatot és biztosítva a megfelelést.
- Szerződéstár
Központosítja, rendszerezi és könnyen kereshetővé teszi a szerződéseket.
- Riportolás
Kérdése van? Szívesen megnézne egy demót?
