Újdonságok a Docuflow munkafolyamat automatizáló platform új verziójában
Röviden a platformról
A Docuflow egy modern, könnyen kezelhető és átlátható, web-alapú dokumentum véleményező és jóváhagyó alkalmazás. A Docuflow segítségével a vállalatok egyedi, automatizációkkal megtámogatott dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatokat alakíthatnak ki, elősegítve a gyorsabb átfutást és döntéshozatalt, valamint az átláthatóbb, complience-barát folyamatokat.
Több tipikus nagyvállalati munkafolyamatra, mint például a beszerzési dokumentumok véleményezése, szerződések vagy szabályzatok felülvizsgálata vagy a vezetői előterjesztések előkészítése, könnyen személyre szabható kész modulok érhetők el. Ezek segítségével a Docuflow gyakorlatilag néhány hét leforgása alatt személyreszabható és élesbe állítható.
A Docuflow platformot folyamatosan fejlesztjük a felmerülő ügyféligények kielégítésére, valamint a könnyebb és optimálisabb használhatóság javításának érdekében. A Docuflow új verziója több mint 100 apróbb vagy nagyobb újdonságot tartalmaz. Alább csokorba szedtük a legfontosabb UI/UX, valamint funkcionalitásbeli fejlesztést.
Új funkciók
Csoport kezelés, várakozó lista
Feladatokat ki lehet adni csoportok számára is. A feladat megjelenik a csoporttagok várakozólistájában, ahonnan a tagok közül bárki magára tudja venni azt
Betekintő szerepkör bevezetése
A betekintők olvasási jogot kapnak az adott folyamathoz. A keresőből elérhető a folyamat, de a feladat listákon nem jelenik meg.
Feladatátadás
Nyitott feladatokat a feladat végrehajtója átadhatja más felhasználónak
Folyamatgazda szerepkör
A folyamatgazda számára elérhető az adott folyamat riport funkciója, valamint az Adminisztrációs pontban eléri az adott folyamat összes elemét.
Bizalmas adatok kezelése
Folyamattípusonként bekapcsolható a bizalmas opció. Bizalmas iratot nem lehet delegálni, csoportnak kiadni, helyettes nem látja.
Fázis visszavonás
A fázis visszavonás funkció a hibásan választott fázislépés visszavonására szolgál. A parancs a fázis elindítása előtt érhető el. A parancs aktiválásával a folyamat visszalép az új fázis indítása előtti állapotba.
Automatikus fázislépés
Új lehetőség az automatikus fázislépés és az automatikus havi határidő adás funkció. Az automatikus fázislépés akkor történik meg, ha mindenki egyetértett és van alapértelmezett véleményező. Az automatikus fázislépés a következő, magasabb szintű fázisra lép és ezt elküldi jóváhagyásra.
Dokumentum változások mutatása
A csatolt Word dokumentumok mellett megjeleníti a Docuflow, hogy hány el nem fogadott módosítás és megjegyzés van. Új kör indításakor figyelmeztet, ha ilyen elem van a dokumentumban.
Dokumentum szerkeszthetőség
A felület egyértelműbben jelöli, hogy a folyamatban résztvevők milyen jogosultsággal rendelkeznek a dokumentumokon (Betekintő, Véleményező, Új csatolás)
Nem szerkeszthető dokumentumtípusok
Vannak olyan dokumentumtípusok, aminek szerkesztését a SharePoint nem támogatja (pl. doc, xls, ppt, rtf). Ilyen fájl feltöltése esetén a Docuflow figyelmeztető jelzés ad.
Folyamat specifikus mezők az előzménylapon
Minden Docuflow-s folyamathoz letölthető egy PDF formátumú folyamatot bemutató dokumentum. Mostantól az előzménylap PDF dokumentumon a cím alatt megjelennek a folyamatspecifikus mezők is.
Értesítő levelek ki/be kapcsolása
Ki/be kapcsolható felhasználói értesítések, ami a profil oldalról érhető el (a fejléc jobb oldalán lévő felhasználónév melletti három pontra kattintva). Az értesítések számának csökkentése érdekében alapértelmezetten a dokumentumgazda csak a fázis összes feladata elvégzéséről kap értesítést
Riportok
A riport funkció segítségével Excel formátumba részletes adatokat kaphatunk a folyamat adatairól és eseményeiről.
SharePoint integráció
A Docuflow SharePoint integrációs plugin-je az alábbi újdonságokkal bővült:
- Időzített publikálás – a tárakba való publikálási időpontja konfigurálható
- Jogosultságok – egyedi jogok állítása a publikált dokumentumokra, pl. egy szervezet láthatja csak a saját szerződéseit
Felhasználói felület fejlesztései
Új felület
Megújult, világosabb felület és kompaktabb menü.
Új, átláthatóbb feladatok lista
A feladatlista kompaktabb, jobban áttekinthető megjelenést kapott. Ez vonatkozik a feladat listákra és a fázishoz tartozó feladatokra is .
Helyettesítéseim megmutatása
A Docuflow-ban lehetőség van helyettesek vagy asszisztensek beállítására, elősegítve a gyorsabb átfutást akár betegségek vagy szabadságok esetén is. Mostantól a felhasználói profil oldalon az az információ is elérhető, hogy adott felhasználót ki állította be helyettesének.
Új felhasználó választó
A felhasználók (pl. véleményezők) kiválasztása mostantól sokkal egyszerűbb. Csak kattintson a mezőbe és kezdje el gépelni a kívánt nevet.
Név sablonok
Összeállított résztvevői vagy betekintői listák elmenthetők sablonként és ezek újrahasználhatók.
Több nyelvű felület
A Docuflow támogatja a többnyelvű felületet. Támogatott nyelvek: Bulgarian, Chinese (simplified), Czech, Danish, Dutch, English (American), English (British), Estonian, Finnish, French, German, Greek, Hungarian, Italian, Japanese, Latvian, Lithuanian, Polish, Portuguese, Portuguese (Brazilian), Romanian, Russian, Slovak, Slovenian, Spanish, Swedish
Egyéb, kisebb UI/UX fejlesztések
- Szűrés opciók az összes folyamat és az Adminisztrációs képernyőn.
- A felhasználói kézikönyv elérhető a felületről, a fejléc jobb oldalán található ? ikonnal.
- Az új funkciókat ismertető Újdonságok panel.
- A feladatok fülek mostantól mutatják a nyitott feladatok számát. Határidős feladatnál pedig piros színűek.
Érdekes, hasznos volt a bejegyzés?
Iratkozzon fel hírlevelünkre, hogy értesüljön új cikkeinről, híreinkről.
