A Lotus Notes-tól a digitális szerződéskezelésig

Ügyfél

A MAVIR Magyarország villamosenergia-rendszerének átviteli rendszerirányítója, egyben a hazai energiaszektor egyik kulcsszereplője. Fő tevékenységei közé tartozik az áramátvitel, a rendszerirányítás, a kiegyenlítő szolgáltatások nyújtása, az átviteli tevékenységek és a határon átnyúló szállítások kezelése.

Egy nagyvállalat a magyar energiaszektorban, amely kulcsszerepet játszik az ország villamosenergia-ellátásában, és szerteágazó, határon átnyúló tevékenységeket végez az ágazatban.

Feladat

Partnerünk komplex működéséből kifolyólag rengeteg egyedi szerződés keletkezik, amelyek kezelése összetett, időigényes folyamat. A szerződéskötési folyamatok korábban egy egyedi, Lotus Notes-alapú rendszerben zajlottak, amelyhez speciális workflow-támogatás is készült.

Bár a rendszer korábban jól illeszkedett a működéshez, idővel elavulttá, nem támogatottá és rugalmatlanná vált, felhasználói felülete pedig nem felelt meg a mai elvárásoknak. Nem támogatta hatékonyan a dokumentumok közös szerkesztését sem, így lassan reagált az üzleti igényekre, és akadályozta a hatékony szerződéskötést.

Megoldás

A projekt keretében bevezettük az Abylon Docuflow rendszert, amely teljes egészében kiváltotta a korábbi, Lotus Notes-alapú megoldást. A platform segítségével automatizált, átlátható és jól nyomon követhető workflow-t alakítottunk ki a szerződéskötési folyamatokra. A felhasználók számára egyértelművé vált, hogy mikor, kinek milyen feladata van, hol tart éppen a folyamat, ezáltal jelentősen csökkentek az átfutási idők, miközben a hibalehetőségek is mérséklődtek

Létrehoztunk egy SharePoint-alapú szerződéstárat is, amely strukturált és kereshető formában tárolja a dokumentumokat. A korábban e-maileken alapuló egyeztetéseket és verzióküldözgetést felváltotta egy központi, jól szabályozott, valós idejű együttműködést biztosító megoldás, amely a párhuzamos szerkesztést is lehetővé teszi. A szerződéskötés folyamatának lezárásaként integráltuk az e-Szignó elektronikus aláírást. Ennek köszönhetően a jóváhagyás még gyorsabbá és felhasználóbarátabbá vált.

A Docuflow modern, intuitív felülete nagyban hozzájárult a felhasználói elfogadottsághoz. Az Office 365 és SharePoint integrációnak köszönhetően a korábban megszokott, de elavult felhasználói élményt egy jól kezelhető, logikus rendszer váltotta fel, amely átláthatóbbá, gyorsabbá és szabályozottabbá tette a dokumentumkezelést és a jóváhagyási folyamatokat.

Elért eredmények

A Docuflow bevezetésével a szerződéskötések átláthatóbbak és gyorsabbak lettek. A modern, intuitív felület megkönnyítette az együttműködést, így a felhasználók sokkal hatékonyabban tudják intézni napi feladataikat.

Legfontosabb eredmények: