Beszerzési folyamatok egyszerűsítése és automatizálása
Ügyfél
A MAVIR Magyarország villamosenergia-rendszerének átviteli rendszerirányítója, egyben a hazai energiaszektor egyik kulcsszereplője. Fő tevékenységei közé tartozik az áramátvitel, a rendszerirányítás, a kiegyenlítő szolgáltatások nyújtása, az átviteli tevékenységek és a határon átnyúló szállítások kezelése.
Egy nagyvállalat a magyar energiaszektorban, amely kulcsszerepet játszik az ország villamosenergia-ellátásában, és szerteágazó, határon átnyúló tevékenységeket végez az ágazatban.
Feladat
Nagyvállalatként partnerünk számos összetett, szigorúan szabályozott köz- és belső beszerzési folyamatok szerint működik. A beszerzési folyamatok legtöbb lépéséhez korábban egy meglévő rendszert használtak, azonban ez idővel korlátozottnak bizonyult a sebesség, a használhatóság és a változó üzleti igényekhez való alkalmazkodás terén. Emellett a folyamatok átláthatósága és megfelelőségi szempontból való támogatottsága is kiemelt igényként jelentkezett.
Partnerünk ugyanakkor már korábban is bevezette a Docuflow-t a szerződéskezelési és szabályozási dokumentumfolyamatokra, és a beszerzési workflow egyes lépéseire is használta. A pozitív tapasztalatok – különösen a Docuflow felhasználóbarát kezelőfelülete, a workflow-tervezés rugalmassága és a folyamatok átláthatósága – arra ösztönözték partnerünket, hogy új célt tűzzenek ki: a beszerzési folyamatok minél nagyobb részét egy egységes, átlátható platformon kezeljék.
Megoldás
Az igények kielégítésére egy kombinált megoldást szállítottunk, amely a Docuflow és az Abylon Rapid Platform integrációjára épül.
A Docuflow biztosítja a folyamatot, amely végigvezeti a felhasználót a teljes beszerzési folyamaton. A beszerzési workflow-k a beszerzési terv egyes soraiból indíthatók, és tartalmazzák az összes szükséges jóváhagyást és ellenőrzést, egészen a szerződés aláírásig.
A Rapid Platform kezeli magát a beszerzési tervet, amely olyan adatokat tartalmaz, mint például a beszerzendő tétel, az érték és a felelős szervezeti egység. A Rapid az Excel-es felületén keresztül teszi könnyen karbantarthatóvá a beszerzési tervet és a kapcsolódó adatokat.
A két rendszer szorosan integrált így a Rapid felületén valós időben nyomon követhető, az adott igény állapota, valamint, hogy az adott beszerzési elem milyen státuszban van az éves tervhez képest.
Az új rendszer révén szinte a teljes beszerzési életciklust egyetlen egységes rendszerben lehet kezelni – a tervezéstől és igényfelméréstől kezdve a vállalati és közbeszerzési eljárásokon át a szerződéskötésig. Az utolsó jóváhagyási fázisokban a Docuflow-ba integrált e-Szignó segítségével elektronikusan is alá lehet írni, ugyanakkor a hagyományos, papíralapú aláírás is támogatott. A rendszer olyan workflow-kat is képes kezelni, amelyek nem igényelnek aláírást.
Bár a dokumentumok feltöltése és ellenőrzése elengedhetetlen része a folyamatnak, a megoldás fő fókusza nem az együttműködésen alapuló dokumentumszerkesztésen van, hanem a jól definiált lépéseken és jóváhagyásokon keresztül történő folyamatvezérelt működésen. A beszerzési folyamat alapvetően szigorú dokumentációt igényel, és a Docuflow biztosítja, hogy a szükséges dokumentumok megfelelő időben kerüljenek feltöltésre és jóváhagyásra. A rendszer valódi értéke abban rejlik, hogy a felhasználókat strukturált, átlátható és auditálható folyamatokon vezeti végig.
Elért eredmények
A beszerzési folyamatok ma már egy egységes, felhasználóbarát platformon zajlanak, amelyek gyorsabbá, átláthatóbbá és könnyebben kezelhetővé váltak. A Docuflow és a Rapid szorosan együttműködik: strukturált workflow-k, valós idejű állapotkövetés és egyértelmű jóváhagyási lépések támogatják a felhasználókat. A rendszerbe további üzleti folyamatok is bevonhatók, így több szervezeti egység menedzselhető központilag, miközben minden lépés rögzítésre kerül, erősítve az elszámoltathatóságot és a megfelelőséget.
Legfontosabb eredmények:
- Egységes rendszer, amely támogatja szinte a teljes beszerzési folyamatot
- Intuitív felület, amely kb. 500 felhasználó számára teszi lehetővé a folyamatok egyszerű indítását
- A beszerzési folyamatok jelentősen gyorsabbá és hatékonyabbá váltak
- A beszerzéstervezés és -végrehajtás szoros integrációja
- Valós idejű követhetőség, amely javítja a tervezést és az átláthatóságot
- Digitális aláírás és strukturált jóváhagyások növelik az elszámoltathatóságot
- SharePoint-alapú dokumentumtár, amely javítja az együttműködést
- Átlátható workflow-k segítik a megfelelőséget és a jóváhagyások egyértelmű nyomon követését
- További üzleti esetek integrálása a központosított Docuflow platformba
Szeretne többet megtudni, vagy úgy érzi, hasonló problémával áll szemben? Beszéljünk róla!
További esettanulmányok
Projekt típusa
Beszerzési munkafolyamatok automatizálása
iparág
Energiaiipar
Technológiák
- Abylon Docuflow
- Abylon Rapid Platform
- Microsoft SharePoint
- Office 365
- Fluenta
- e-Szignó (digitális aláírás)
Mit mondtak rólunk?
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.Lorem ipsum dolor sit amet consectetur adipiscing elit dolor
további Docuflow esettanulmányok
Szeretne többet megtudni, vagy úgy érzi, hasonló problémával áll szemben? Beszéljünk róla!
